.jpg.webp?width=1280&height=720&name=Headerbilder+bloggcase+(1).jpg.webp)
Att integrera sitt ERP-system med HubSpot flyttar ekonomidata från affärssystemet till CRM:et. Bokförd intäkt, produkter och kundnummer landar på företagskortet och uppdateras automatiskt. Sälj, marknad och service ser vad kunden faktiskt köper utan att fråga ekonomi.
En sak avgör vad du kan använda datan till, och den blandas nästan alltid ihop. Huvudboken svarar på vad kunden köper. Kundreskontran svarar på om du fått betalt. Det är två frågor, två källor och två helt olika underlag.
Vad innebär en ERP-integration med HubSpot?
En ERP-integration till HubSpot är en koppling som läser ekonomidata ur affärssystemet och skriver den på rätt företag i HubSpot. Den vanligaste formen är enkelriktad: ekonomisystemet är sanningskällan, HubSpot är där datan används. Inget skrivs tillbaka.
De flesta ekonomisystem med ett öppet API går att koppla. I Sverige möter vi oftast Visma i sina olika former, alltså Visma Control Edge, Visma.net och Business NXT, samt Fortnox och Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Det här är vad som brukar flyttas, och vad det används till:
| Data ur ekonomisystemet | Var den hamnar i HubSpot | Vad teamet gör med den |
| Bokförd intäkt per konto, ur huvudboken | Eget objekt för transaktionsrader, kopplat till företaget | Intäkt per produkt och kund |
| Produktkategori | Kryssrutor på företagskortet | Listor och segment på köpbeteende |
| Första och senaste transaktionsdatum | Datumfält på företaget | Aktiv kund och signal när köpen upphör |
| Fakturor, förfallodatum och inbetalningar, ur kundreskontran | Eget objekt för fakturor | Betalläget som bakgrund före ett samtal |
| Kundnummer | Nyckelfält på företaget | Matchning mot befintliga företag, utan dubbletter |
Fem användningsområden när ekonomidatan finns i HubSpot
1. Bygg listorna på vad kunden faktiskt köper
Det första som händer när köphistoriken ligger på företagskortet är att listbyggandet blir en fråga om filter i stället för en fråga till ekonomi.
Har du kryssrutor per produktkategori kan du filtrera fram alla kunder som köper A men saknar B. Det är en färdig ringlista för sälj och ett färdigt segment för marknad, i samma CRM. Skillnaden mot ett vanligt utskick är att urvalet bygger på ett köp som faktiskt är bokfört, inte på vad någon råkat fylla i manuellt för två år sedan.
2. Se när en kund slutar köpa
Många vill att sälj och marknad ska kunna agera på olika sätt när en kund slutar att vara kund.
Lösningen är ett fält för aktiv kund per produktkategori. En kund räknas som aktiv om den senaste bokförda intäkten i kategorin ligger inom ett förbestämt tidsfönster. Fönstret sätts efter hur ofta produkten faktureras eller betalas: en månad för ett abonnemang som faktureras månadsvis, eller exempelvis ett år för något som köps styckvis. Slutar köpen kommer inget nytt in i fältet, och kunden av-markeras av sig själv.
Aktiv kund svarar alltså på om kunden är kund just nu. Vill du dessutom veta när kunden senast köpte eller förnyade, alltså den rena köpsignalen, är det order eller faktura som är rätt källa. En förskottsbetald årsfaktura kan fortsättas att bokföras i tolv månader, så den periodiserade intäkten är ett bra svar på den första frågan och ett dåligt svar på den andra. Båda går att ha, men bestäm vilken fråga varje fält svarar på.
3. Prioritera på kundvärde i stället för på bolagsstorlek
Utan intäktsdata i CRM:et prioriteras kunder på antal anställda, bransch, storlek eller kanske till och med magkänsla. Med bokförd intäkt per kund prioriteras kan ni också göra det på vad de faktiskt handlar för.
Det ger säljchefen ett underlag inför fördelningen av konton, och det gör skillnaden mellan en stor kund och en välkänd kund synlig. Intäktsdatan ersätter inte erfarenheten hos den som känner kunden, den ger den något att förhålla sig till.
Tänk igenom behörigheterna innan datan går live. Alla behöver inte se alla belopp. I HubSpot kan åtkomst begränsas per team eller per egenskap, så sälj kan se att en kund köper en kategori utan att se vad den omsätter.
4. Ge sälj och service betalläget som bakgrund
Det här är den andra källan. Fakturor, förfallodatum och inbetalningar ligger i kundreskontran, och de byggs som ett eget objekt i HubSpot.
Nyttan är enkel. Den som ringer ett merförsäljningssamtal vet om det ligger tre förfallna fakturor i botten. Den som svarar i supporten vet om ärendet är kopplat till en faktura kunden ifrågasätter. Ingen behöver gissa, och ingen behöver mejla ekonomi mitt i ett samtal.
En sak ska betalläget inte användas till: att räkna ned kundvärdet. En sen betalare är inte en mindre kund. Håll de två frågorna åtskilda i modellen, annars blir båda svaren otydliga.
5. Ha utfallet i samma vy som de vunna affärerna
CRM:et vet vad du sålde. Ekonomisystemet vet vad som faktiskt blev intäkt. Så länge de ligger isär jämförs de en gång i kvartalet, i en Excel-fil, av en person.
Ligger båda i HubSpot går det att lägga vunna affärer och bokförd intäkt i samma rapport. Då syns det när en affär vinns men aldrig materialiseras, och prognosen blir något som går att stämma av mot bokföringen i stället för mot förra prognosen.
Envägs eller tvåvägs?
Börja enkelriktat, från ekonomisystemet till HubSpot. Det täcker alla fem användningsområden ovan, och det är den variant där ingenting kan gå fel i ekonomin.
Enkelriktat betyder att integrationen bara läser. Byggs det rätt är det inte en inställning utan en spärr i koden som stoppar varje skrivande anrop innan det ens skickas. Ekonomidatan speglas i CRM:et och kan inte påverkas därifrån.
Tvåvägssynk, där en ändring i HubSpot skapar eller uppdaterar något i ekonomisystemet, är ett annat projekt med andra krav. Det kan vara rätt, men det är inte samma sak och det ska inte smyga in i ett scope som började med att sälj ville se vad kunden köper.
Färdig koppling, integrationsplattform eller byggd integration?
Tre vägar, och de passar olika lägen.
En färdig koppling från en marknadsplats är snabbast och billigast när ditt fall ser ut som normens fall. Den blir svår så fort datamodellen är din egen eller komplicerad, till exempel när produkten måste härledas ur en dimension eller kundnumret ur en fritextrad. Vi har skrivit mer om var gränsen går i varför färdiga integrationslösningar misslyckas i komplex B2B.
En integrationsplattform ger dig kontroll över flödet utan egen kod. Priset är att logiken hamnar i en plattform som någon måste förvalta, och att felsökning i tusentals rader per natt sällan är plattformens starka sida.
En byggd integration är rätt när datan behöver tolkas, när volymen är hög och när ekonomisystemet inte har någon enkel väg in. Då bygger du en tjänst med en kö emellan systemen, så att ena sidan kan vara nere utan att något tappas.
Så kommer du igång
Börja med en förstudie som svarar på fyra frågor: vilka konton som är försäljning, hur produkten härleds, vad matchningsnyckeln är och vad aktiv kund ska betyda. Den sätter också tidplanen, eftersom ledtiden i den här typen av projekt sitter i åtkomst och datamodell och inte inte nödvändigtvis i bygget.
Sitter din försäljningsdata fast i ekonomisystemet medan säljarna jobbar i CRM:et? Boka 20 minuter, så visar vi konkret hur det skulle se ut hos dig.
FAQ: ERP-integration till HubSpot
Behöver du bokförd intäkt eller fakturastatus i CRM:et?
De flesta system med ett öppet API går att integrera.
Vanligast i Sverige är Visma i sina olika former, alltså Visma Control Edge, Visma.net och Business NXT, samt Fortnox och Microsoft Dynamics 365 Business Central. Det som skiljer systemen är hur mycket tolkning datan kräver och hur åtkomsten till API:et fungerar.
Kan integrationen ändra något i ekonomisystemet?
Nej, om den byggs enkelriktad. Då läser den bara.
I en byggd integration ligger det som en spärr i koden: varje anrop som inte är en läsning stoppas innan det skickas. Ekonomidatan speglas i CRM:et och kan inte påverkas därifrån.
Vad händer om ett företag saknas i HubSpot?
Raden ska sparas, inte kastas.
Integrationen bör aldrig skapa nya företag automatiskt, eftersom det är så dubbletter uppstår. I stället skapas en uppgift på det kundnummer som inte gick att matcha. När företaget finns i HubSpot kopplas raderna ihop, och ingen data har gått förlorad under tiden.
Vad styr om en kund räknas som aktiv?
Den senaste bokförda intäkten inom ett tidsfönster per produktkategori.
Fönstret sätts efter hur ofta produkten faktureras, till exempel en månad för abonnemang och ett år för styckköp. Logiken utgår från bokföringsdatum, så att en rättad gammal rad inte gör en avslutad kund aktiv igen. Vill du dessutom se när kunden senast köpte eller förnyade är det order eller faktura som är rätt källa.
